E-facturatie België: Peppol verplicht sinds 2026

E-facturatie — of elektronisch factureren — is het verzenden en ontvangen van facturen in een gestructureerd digitaal formaat dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Let op: een PDF per e-mail is géén e-factuur. Een echte e-factuur is een machineleesbaar XML-bestand.

Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen in België gevestigde BTW-plichtigen. Dit volgt uit de Belgische wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het BTW-Wetboek.

Het doel is drieledig: belastingfraude bestrijden, administratieve lasten verlagen en de digitalisering van het bedrijfsleven versnellen. België volgt hiermee het voorbeeld van Italië (verplicht sinds 2019) en loopt voor op Nederland, waar e-facturatie nog vrijwillig is.

De wettelijke basis is artikel 53 §2bis van het BTW-Wetboek, zoals gewijzigd door de wet van 6 februari 2024. De kernpunten:

Wie moet e-factureren? Alle in België gevestigde BTW-plichtigen die B2B-transacties verrichten met andere Belgische BTW-plichtigen. Dat omvat BV's, NV's, VOF's, eenmanszaken en vrije beroepen.

Welke transacties? Alle binnenlandse B2B-transacties waarvoor een factuurverplichting geldt. B2C-transacties zijn (voorlopig) uitgezonderd, evenals transacties met buitenlandse afnemers.

Welk formaat? De factuur moet worden verzonden als een gestructureerd elektronisch document via het Peppol-netwerk. Het verplichte formaat is Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op UBL 2.1.

Uitzonderingen: Forfaitaire belastingplichtigen (art. 56bis BTW-Wetboek) en kleine ondernemingen die vrijgesteld zijn van BTW (art. 56 §2) zijn voorlopig uitgezonderd. Zij moeten echter wél e-facturen kunnen ontvangen via Peppol.

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een internationaal netwerk waarmee bedrijven gestructureerde documenten uitwisselen — waaronder facturen, creditnota's en bestelbonnen.

Het 4-corner model Peppol werkt als een soort "e-mail voor facturen" via vier partijen:

Corner 1 — De verzender (jij als leverancier) Corner 2 — Jouw Access Point (AP), vergelijkbaar met je e-mailprovider voor facturen Corner 3 — Het Access Point van je klant Corner 4 — De ontvanger (je klant)

Je stuurt een factuur naar jouw Access Point. Die zoekt via het SMP-register (Service Metadata Publisher) het Access Point van je klant op en stuurt de factuur door. Je klant ontvangt de factuur automatisch in zijn boekhoudsoftware.

Peppol ID Elk bedrijf op het Peppol-netwerk heeft een uniek Peppol Participant ID, meestal gebaseerd op het BTW-nummer (bijv. 0208:BE0123456789). Je registreert dit via je Access Point.

Peppol BIS 3.0 Dit is de standaard die bepaalt hoe een factuur er technisch uitziet. Het is gebaseerd op het UBL 2.1-schema (Universal Business Language) en bevat verplichte velden zoals BTW-bedragen, regeldetails en betalingsinformatie.

De verplichting geldt sinds 1 januari 2026. Er is geen overgangsperiode meer — elke binnenlandse B2B-factuur moet via Peppol verstuurd worden.

Sancties bij niet-naleving:

De sancties staan in artikel 70 §4 van het BTW-Wetboek:

- Eerste overtreding: €1.500 per factuur die niet gestructureerd is verzonden - Tweede overtreding: €3.000 per factuur - Derde en volgende overtredingen: €5.000 per factuur

Daarnaast kan de FOD Financiën de BTW-aftrek weigeren op facturen die niet conform het wettelijk formaat zijn ontvangen. Dit kan je als afnemer ook raken als je leverancier geen Peppol-facturen verstuurt.

Belangrijk: de boetes gelden per factuur, niet per periode. Een bedrijf dat maandelijks 50 facturen verstuurt en niet overschakelt op Peppol, riskeert bij de tweede controle 50 × €3.000 = €150.000 aan boetes. Dit is geen theoretisch risico — de FOD Financiën heeft aangekondigd actief te gaan controleren.

Een Peppol BIS 3.0-factuur moet minimaal de volgende elementen bevatten:

Verplichte headervelden: - Factuurnummer (uniek en sequentieel) - Factuurdatum - BTW-nummer van leverancier en afnemer - Peppol Participant ID van beide partijen - Munteenheid (ISO 4217 code, bijv. EUR) - Documenttype (380 = factuur, 381 = creditnota)

Per factuurregel: - Omschrijving van het geleverde goed of de dienst - Hoeveelheid en eenheidsprijs - BTW-tarief en BTW-bedrag per regel - Totaalbedrag per regel

BTW-samenvatting: - Totaal belastbaar bedrag per BTW-tarief - Totaal BTW-bedrag per tarief - Totaal te betalen bedrag inclusief BTW

Betalingsinformatie: - Vervaldatum - IBAN-rekeningnummer - Gestructureerde mededeling (OGM/VCS) — zie volgend onderdeel

Het UBL 2.1-formaat structureert al deze gegevens in een XML-bestand. De validatie van het document gebeurt door het Access Point vóór verzending.

Een uniek aspect van Belgische facturen is de gestructureerde mededeling (Overschrijvingsformulier met Gestructureerde Mededeling, of OGM). In het Frans heet dit VCS (Virement à Communication Structurée).

De OGM is een 12-cijferig referentienummer in het formaat +++XXX/XXXX/XXXCC+++ waarbij CC een controlegetal is (modulo 97). Het wordt gebruikt om binnenkomende betalingen automatisch te matchen met openstaande facturen.

In Peppol BIS 3.0 wordt de OGM opgenomen in het veld PaymentMeans/PaymentID met het scheme identifier "BE". FINEO genereert automatisch unieke OGM-codes voor elke factuur en verwerkt de matching wanneer de betaling binnenkomt op je bankrekening.

Voorbeeld: +++123/4567/89002+++ Dit is de gestructureerde mededeling met controle: 123456789 mod 97 = 00, maar als rest 0 geeft, wordt 97 gebruikt — vandaar de "02" in dit voorbeeld is slechts illustratief.

De OGM is niet wettelijk verplicht, maar in België zo ingeburgerd dat bijna elke B2B-factuur er een bevat. FINEO maakt ze standaard aan.

België plant naast de e-facturatieplicht ook een e-reporting-verplichting die naar verwachting in 2028 ingaat. Dit houdt in dat BTW-plichtigen transactiegegevens in near-realtime moeten doorgeven aan de FOD Financiën.

Dit is vergelijkbaar met het Italiaanse SdI-systeem (Sistema di Interscambio) waar alle facturen via een centraal overheidsplatform lopen. De exacte invulling staat nog niet vast, maar de Belgische overheid heeft het Hermes-platform aangekondigd als het centrale clearing house.

Wat betekent dit voor jou? - Je Peppol-facturen zullen ook doorgestuurd worden naar Hermes - De FOD Financiën krijgt realtime zicht op je facturatie - Vooraf ingevulde BTW-aangiften worden mogelijk (zoals het Italiaanse model) - Controle achteraf verschuift naar monitoring in realtime

Als je al via Peppol factureert (verplicht sinds 2026), ben je voor 80% klaar voor e-reporting. FINEO zal de Hermes-integratie automatisch toevoegen zodra de specificaties definitief zijn.

FINEO is een certified Peppol Access Point en regelt e-facturatie volledig automatisch voor je Belgische BV:

Facturen versturen: Aria, onze facturatie-agent, genereert automatisch conforme Peppol BIS 3.0-facturen in UBL 2.1-formaat. Je maakt een factuur aan via het FINEO-dashboard of via de API, en Aria zorgt voor de rest: OGM-generatie, UBL-conversie, validatie en verzending via het Peppol-netwerk.

Facturen ontvangen: Inkomende Peppol-facturen worden automatisch ontvangen via ons Access Point en door Nox (onze inkoop-agent) gematcht met bestellingen of goedgekeurd door jou. De BTW wordt automatisch verwerkt.

Managed Access Point: Je hoeft geen apart contract af te sluiten met een Access Point. FINEO is zelf je Access Point. We registreren je Peppol ID, beheren je SMP-record en zorgen dat je vindbaar bent op het netwerk.

Compliance-dashboard: Vera, onze compliance-agent, houdt bij hoeveel procent van je facturen via Peppol gaat en signaleert als er facturen buiten het netwerk om verstuurd worden. Zo blijf je te allen tijde compliant.

De meest gestelde vragen over de verplichte e-facturatie via Peppol in België.