Werkkostenregeling (WKR) 2026 voor je BV: vrije ruimte slim benutten als DGA

De werkkostenregeling (WKR) is het kader waarbinnen jouw BV vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers — en aan jou als DGA — onbelast kan geven. Voor 2026 zijn de twee meest gebruikte parameters:

- Vrije ruimte: 2% over de eerste €400.000 fiscale loonsom, 1,18% over alles daarboven. - Eindheffing: 80% over wat boven de vrije ruimte uitkomt.

De percentages zijn ongewijzigd ten opzichte van 2025, maar de gerichte vrijstellingen voor thuiswerk en reizen zijn iets verhoogd voor 2026 — en dat verandert hoe je de vrije ruimte plant. Voor een DGA met een gebruikelijk loon van €58.000 betekent dit een vrije ruimte van €1.160 per jaar (2% × €58.000) puur op het eigen DGA-loon — én de DGA mag de WKR voor zichzelf gebruiken, omdat hij in dienstbetrekking staat bij zijn eigen BV.

Voor 2027 stijgt het percentage boven €400.000 al naar 2,16% — een vooraankondiging die voor BV's met een grote loonsom planning beïnvloedt.

De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van de BV (kolom 14 van de loonstaat — alle belaste lonen samen, dus inclusief DGA-loon, werknemerssalarissen, eindheffingsbestanddelen die niet aangewezen zijn, bonussen, etc.).

Rekenmethode: - Eerste €400.000 fiscale loonsom: × 2% = maximaal €8.000 - Restant boven €400.000: × 1,18%

Voorbeeld 1 — kleine BV met één DGA: - Fiscale loonsom: €58.000 (alleen DGA-loon) - Vrije ruimte: €58.000 × 2% = €1.160

Voorbeeld 2 — DGA + 3 medewerkers: - Fiscale loonsom: €280.000 - Vrije ruimte: €280.000 × 2% = €5.600

Voorbeeld 3 — BV met €1.000.000 loonsom: - Eerste €400.000 × 2% = €8.000 - Restant €600.000 × 1,18% = €7.080 - Totale vrije ruimte: €15.080

De loonsom wordt bepaald op kalenderjaarbasis uit de loonaangiften. De vrije ruimte wordt dus pas definitief vastgesteld in de laatste loonaangifte van het jaar (januari volgend jaar), maar je raamt deze gedurende het jaar zo nauwkeurig mogelijk.

De WKR onderscheidt drie categorieën vergoedingen — een goed begrip ervan voorkomt dat je per ongeluk de vrije ruimte verspilt aan iets dat al volledig vrijgesteld is.

1. Gerichte vrijstellingen — onbelast en gaan NIET ten koste van de vrije ruimte: - Reiskostenvergoeding tot €0,23 per kilometer (zakelijk en woon-werk) - Thuiswerkvergoeding tot €2,45 per dag (verhoogd in 2026; was €2,40 in 2025) - Vakliteratuur, opleidingen, cursussen voor zakelijke kennis - Outplacement bij beëindiging dienstverband - Werkkleding met logo > 70 cm² OF specifieke werkkleding zoals laboratoriumjas - Telefoon en computer als die zakelijk noodzakelijk zijn (>10% zakelijk gebruik) - VOG-verklaringen, gereedschap voor zakelijk gebruik - Verhuiskosten (max €7.750) bij dienst-gerelateerde verhuizing

2. Nihilwaarderingen — telt als loon maar gewaardeerd op nul: - Werkkleding ter beschikking gesteld op de werkplek - Consumpties op de werkplek (koffie, thee, fruit) - Verstrekkingen op de werkplek die geen privégebruik hebben

3. Vrije ruimte — gebruikt wel jouw 2% / 1,18%-budget: - Kerstpakket / cadeau, bonus in natura - Personeelsfeest buiten de werkplek - Fitnessabonnement, kleding zonder logo - Bedrijfsuitje, sinterklaascadeau - Persoonlijke verzorging-vergoeding - Lunch (buiten werkplek), bedrijfslogo-fiets zonder cap

Belangrijke regel: dezelfde dag thuiswerkvergoeding én woon-werkvergoeding mag NIET. Wel: thuiswerkvergoeding + zakelijke reis (anders dan woon-werk) op dezelfde dag.

Een vergoeding valt niet automatisch onder de werkkostenregeling. De BV moet deze formeel aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Doe je dat niet, dan wordt de vergoeding belast als regulier loon — wat veel duurder uitpakt door inkomstenbelasting + werkgeverslasten.

Hoe wijs je aan? 1. Beleid documenteren — bijvoorbeeld in een personeelsregeling of arbeidsvoorwaardenpakket 2. Boeken op een aparte WKR-grootboekrekening (typisch 4090 of 4095) 3. Vermelden in de loonaangifte als eindheffingsbestanddeel 4. Toetsen aan de gebruikelijkheidstoets (zie volgende sectie)

FINEO's WKR-monitor doet dit automatisch: elke factuur of bonnetje die aanwijsbaar is voor de WKR wordt herkend, gemarkeerd, en op de juiste grootboekrekening geboekt. Je krijgt elke maand een waarschuwing zodra je 75% van je vrije ruimte hebt verbruikt.

Aandachtspunt: vergoedingen moeten worden aangewezen voordat ze worden uitbetaald of verstrekt. Met terugwerkende kracht aanwijzen wordt door de Belastingdienst betwist en heeft tot rechtszaken geleid (zie HR 25 januari 2019).

Een vergoeding mag onder de WKR vallen mits deze gebruikelijk is. Dit is het kerncriterium dat de Belastingdienst hanteert om misbruik te voorkomen — en het is de plek waar DGA's het vaakst onderuit gaan.

De gebruikelijkheidstoets: - Een vergoeding is gebruikelijk als die niet meer dan 30% afwijkt van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is - De Belastingdienst hanteert een "praktijktolerantie" van €2.400 per persoon per jaar — vergoedingen tot dat bedrag worden zonder gebruikelijkheidstoets geaccepteerd - Boven €2.400 moet je actief kunnen onderbouwen waarom de vergoeding gebruikelijk is

Concreet voor een DGA: - Een DGA met €58.000 loon kan €2.400 onbelast bonus krijgen via WKR — past binnen €1.160 vrije ruimte? Nee, dus €1.240 valt in 80% eindheffing - DGA met €135.000 loon: vrije ruimte €2.700, dus €2.400 bonus past volledig binnen vrije ruimte → geen eindheffing, geen IB voor de DGA - DGA met €250.000 loon: vrije ruimte €5.000, dus tot €5.000 onbelast (mits binnen gebruikelijkheid en mits formeel aangewezen)

Waarschuwing: een gebruikelijke "DGA-bonus van €50.000 via WKR" is niet gebruikelijk en wordt door de Belastingdienst gecorrigeerd. De gebruikelijkheidstoets is geen formaliteit — DGA's zijn een actief controle-aandachtspunt.

Veel DGA's laten hun eigen vrije ruimte ongebruikt liggen. Drie concrete invullingen die in 2026 onbelast zijn (mits formeel aangewezen):

1. Persoonlijke smartphone / laptop — als zakelijk gebruik onder 90% blijft (boven die drempel is het al een gerichte vrijstelling). Volledige aanschafprijs valt in vrije ruimte. Vervang elke 2-3 jaar.

2. Privé-fiets via WKR (NIET de fiscale fietsregeling) — fiets ter beschikking gesteld zonder cap (€749 fiscale fiets) maar gewoon onder WKR. Slim voor een DGA die niet wil omslagen naar de bijtelling-fiets.

3. Bedrijfskleding zonder logo — kostuums, schoenen, das voor representatieve verschijning. Mits aanwijsbaar als WKR.

4. Sportabonnement / personal training — gym, padel, golf. Onder WKR aanwijsbaar tot vrije ruimte.

5. Familiediner of personeelsfeest buiten de werkplek — DGA + partner + eventuele werknemers. Tot vrije ruimte onbelast.

6. Cadeaubonnen, kerstpakket — €100-€500 per gelegenheid. Aanwijsbaar tot vrije ruimte.

7. Persoonlijke verzorging — kapper, schoonheidsspecialist, manicure. Tot €500-€1.000 jaarlijks.

Kerngedachte: de DGA betaalt zelf voor deze posten in privé met netto-inkomen. Door ze via de WKR te laten lopen, betaalt de BV ze met BV-geld, gaat het van de winst af (vennootschapsbelastingvermindering ~25,8%), en is het voor de DGA persoonlijk onbelast.

Effectief belastingvoordeel per €1.000 WKR-vergoeding bij DGA: - IB-besparing (alternatief: in box 1 belasten met ~37%): €370 - VPB-aftrek voor de BV: €258 - Totaal: ~€628 belastingvoordeel per €1.000 vergoeding

FINEO's DGA-pakket berekent dit automatisch elke maand en stelt voor welke nog niet benutte vergoedingen voor jouw loon-niveau opportuun zijn.

Komt het totaal aan WKR-aangewezen vergoedingen boven de vrije ruimte uit, dan betaalt de BV 80% eindheffing over het surplus. Dit is een werkgeversheffing — de werknemer of DGA merkt er privé niets van.

Rekenvoorbeeld: - Vrije ruimte BV: €5.600 (loonsom €280.000) - Aangewezen WKR-vergoedingen: €7.000 - Surplus: €1.400 - Eindheffing: €1.400 × 80% = €1.120

Vergelijking met regulier loon: Als je dezelfde €1.400 als regulier loon zou uitbetalen aan een werknemer met 37% IB: - IB-werknemer: €518 - Werkgeverslasten BV (~21%): €294 - Totaal "extra kosten" voor BV: ~€812

Dus voor reguliere werknemers in lage loonschijven kan het goedkoper zijn om over de vrije ruimte te gaan dan om als regulier loon uit te keren. Dit is contra-intuïtief, maar de wiskunde klopt voor IB-tarieven onder ~50%.

Voor DGA's met hoog inkomen (vaak >50% IB): WKR + eindheffing is altijd voordeliger dan loon. Eindheffing 80% is goedkoper dan 49,5% IB + 21% werkgeverslasten samen.

Praktische beslisregel 2026: - Tot vrije ruimte: altijd WKR-aanwijzen - Boven vrije ruimte voor DGA: nog steeds WKR-aanwijzen (eindheffing < IB) - Boven vrije ruimte voor lage werknemers: loon kan goedkoper zijn — laat FINEO's WKR-monitor de break-even berekenen

Gerichte vrijstellingen zijn de meest waardevolle WKR-categorie omdat ze niet ten koste van de vrije ruimte gaan. Voor 2026 de belangrijkste tarieven:

Thuiswerkvergoeding €2,45 per thuiswerkdag (verhoogd van €2,40 in 2025): - Voor een DGA die 100% thuiswerkt: €2,45 × 220 werkdagen = €539 per jaar gericht vrijgesteld - Voor een DGA die 50% thuiswerkt: ~€270 per jaar - Voorwaarde: aantoonbaar dat er thuis is gewerkt (urenadministratie of werkbeleid). Geen vergoeding op kantoordagen.

Reiskostenvergoeding €0,23 per kilometer: - Voor zakelijke kilometers en woon-werkkilometers (eigen vervoer, bromfiets, fiets, auto) - Over 10.000 km zakelijk per jaar: €2.300 onbelast - Voor de DGA met eigen auto: combineren met de bijtellingsvrijgestelde zakelijke kilometers (zie ons artikel "Auto van de zaak BV 2026")

Opleidingen en cursussen: - Volledig vrijgesteld voor opleidingen met een evident verband met de werkzaamheden - Onderwijsuitgaven via "Studiekostenregeling" — heffingsvrij tot werkelijke kosten - Inclusief boeken, examengeld, reiskosten naar opleiding

Telefoon en computer voor zakelijk gebruik (>10% zakelijk): - Volledige aanschafkosten + abonnement vrijgesteld - Voor DGA met eigen BV: vrijwel altijd toepasbaar

Werkkleding met logo > 70 cm²: - Volledig vrijgesteld inclusief reiniging

Maaltijden onderweg of bij overwerk: - Vrijgesteld bij zakelijke reis of overwerk na 19:00

Combineren slim: thuiswerkvergoeding + reiskostenvergoeding voor zakelijke ritten op dezelfde dag = OK. Thuiswerkvergoeding + woon-werkvergoeding voor dezelfde dag = NIET. Plan dus de week zo dat thuiswerkdagen volledig thuiswerk zijn.

Casus: Sander is enig DGA van een kleine BV met 2 werknemers. Loonsom 2026: €175.000 (DGA €70.000 + 2 werknemers €52.500 elk).

Vrije ruimte 2026: - €175.000 × 2% = €3.500

Geplande WKR-uitgaven 2026: - Sander's nieuwe iPhone (€1.200) — gerichte vrijstelling (zakelijk), 0 vrije ruimte - Sander's zakelijke kilometers: 8.000 × €0,23 = €1.840 — gerichte vrijstelling, 0 vrije ruimte - Sander's thuiswerkvergoeding (110 dagen × €2,45) = €270 — gerichte vrijstelling - Werknemer-bonus december: 2 × €750 = €1.500 (vrije ruimte) - Sander's kerstpakket: €350 (vrije ruimte) - Personeelsdiner: €600 (vrije ruimte) - Sander's sportabonnement: €1.200 (vrije ruimte) - Sander's pak voor klantmeetings: €800 (vrije ruimte)

Totaal vrije ruimte uitgaven: €1.500 + €350 + €600 + €1.200 + €800 = €4.450

Eindheffing op surplus: - Surplus: €4.450 - €3.500 = €950 - Eindheffing: €950 × 80% = €760

Vergelijking als al deze posten als regulier loon waren uitbetaald: - IB voor Sander op €4.450: ~37% × €2.350 = €870 (zijn aandeel) + werkgeverslasten ~€493 = €1.363 - IB voor 2 werknemers op €1.500: ~37% × €1.500 = €555 + werkgeverslasten €315 = €870 - Totaal: ~€2.233

WKR-route besparing: €2.233 - €760 = €1.473 per jaar

Plus VPB-aftrek over de €4.450 (€4.450 × 25,8% = €1.148 winstvermindering).

Totale netto besparing voor de BV: ~€2.621 per jaar door slim WKR-gebruik vs reguliere loonuitbetaling.

Valkuil 1: Aanwijzen vergeten. Een vergoeding die niet formeel is aangewezen, valt niet onder de WKR — wordt belast als regulier loon. Daadwerkelijk de WKR-grootboekrekening gebruiken in de boekhouding.

Valkuil 2: Gebruikelijkheidstoets onderschatten. "DGA-cadeau van €5.000" boven de €2.400 doelmatigheidsgrens triggert vragen. Vóór hoge bedragen vooroverleg met inspecteur.

Valkuil 3: Thuiswerk + woon-werk op dezelfde dag. Boete bij controle. Plan thuiswerkdagen volledig thuis.

Valkuil 4: Maaltijdvergoeding bij normale werkdagen. Lunch op kantoor zonder overwerk = belast loon, geen WKR. Alleen overwerk-maaltijden + zakelijke reisetensen vrijgesteld.

Valkuil 5: Verkeerd interpreteren van "70 cm² logo". Werkkleding zonder zichtbaar groot logo (>70 cm²) telt niet als werkkleding-vrijstelling — wordt regulier loon. T-shirts met klein bedrijfslogo onder de drempel zijn dus NIET vrijgesteld.

Valkuil 6: Geen WKR-monitor lopen. BV's die aan einde van het jaar pas optellen wat ze hebben aangewezen, komen vaak verrassend boven de vrije ruimte uit. FINEO's maandelijkse WKR-stand voorkomt dit.

Valkuil 7: Eindheffing als "te duur" zien. Voor DGA's met hoog IB-tarief is 80% eindheffing nog altijd goedkoper dan loon. Reken het door — niet emotioneel beslissen.

Valkuil 8: Bedrijfsfeest zonder grenzen. Het personeelsfeest moet beschikbaar zijn voor minstens 75% van de werknemers (DGA en partner inclusief). Een "feest" voor alleen DGA + 1 collega valt mogelijk niet onder de personeelsfeest-uitzondering.

De werkkostenregeling staat niet op zichzelf. Voor een fiscaal-optimale DGA-positie speelt de WKR mee met:

Salarisplanning: - WKR-vergoedingen tellen niet voor het gebruikelijk loon (artikel 12a Wet LB). Een DGA met €58.000 loon + €2.400 WKR voldoet aan de salarisnorm — de WKR komt erbij, niet ervoor in de plaats. - WKR vrije ruimte schaalt mee met loonsom — een loonsverhoging vergroot ook je WKR-budget.

Pensioen / lijfrente: - Lijfrente-storting komt uit privé (na IB). WKR-vergoedingen verlagen de IB-grondslag niet, want ze zijn al onbelast bij ontvangst. De twee instrumenten zijn complementair.

Excessief lenen: - WKR-vergoedingen worden niet via rekening-courant geboekt en tellen NIET mee voor de €500.000 drempel.

Auto van de zaak: - Bijtelling auto valt buiten WKR — eigen regime - Maar de €0,23/km voor privé-auto is gerichte WKR-vrijstelling

Investeringsaftrek (KIA/EIA/MIA): - Aankoop van zakelijke goederen met WKR-vergoeding telt NIET als investering — geen KIA. Wil je investeringsaftrek? Activeer het goed op de balans (boven €2.500 per stuk) i.p.v. via WKR.

Praktische integratie: FINEO's DGA-fiscale planner laat zien hoe €1 in elke categorie (loon / dividend / lijfrente / WKR) onder de streep voor jouw inkomen uitpakt. Voor de meeste DGA's ziet het optimum er ongeveer zo uit: 1. Eerste €58.000 loon (verplicht gebruikelijk loon) 2. Maximale WKR vrije ruimte volledig opmaken (€1.160-€5.000 afhankelijk van loonsom) 3. Maximale lijfrente-aftrek (tot €78.342) 4. Restwinst uitkeren als dividend in box 2

Beantwoord deze 9 vragen voor je 2026-WKR planning:

1. Heb je een eigen WKR-grootboekrekening (bijv. 4090) in je administratie? 2. Is er een document waarin de WKR-aanwijzingen zijn vastgelegd (personeelsregeling)? 3. Houdt iemand maandelijks bij hoeveel van de vrije ruimte verbruikt is? 4. Gebruik je voor jezelf als DGA actief de WKR voor smartphone, laptop, kleding, sport, etc.? 5. Vergoed je thuiswerk en zakelijke reizen volgens 2026-tarieven (€2,45/dag, €0,23/km)? 6. Zijn alle vergoedingen formeel aangewezen voordat ze worden uitbetaald? 7. Voldoen vergoedingen boven €2.400 aan de gebruikelijkheidstoets? 8. Plan je je vrije ruimte aan het begin van het jaar in plaats van in december? 9. Heb je een back-up plan als je over de vrije ruimte gaat (eindheffing 80% bewust accepteren of vergoeding doorschuiven)?

8-9 "ja" → optimaal. Jaarlijkse review op 1 oktober is voldoende. 5-7 "ja" → er liggen optimalisaties voor. Plan een sessie met je boekhouder of de FINEO WKR-monitor. ≤4 "ja" → je laat geld liggen. Een DGA die de WKR niet actief gebruikt mist typisch €600-€2.000 belastingvoordeel per jaar.