Factuurprogramma 2026: wat het moet kunnen, voor je BV of als zzp'er

Factureren lijkt eenvoudig: bedrag, omschrijving, btw-tarief, versturen. Maar een factuur moet voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst, en daar gaat het in de praktijk mis: een ontbrekend btw-id, een gat in de nummering, of verlegde btw zonder de juiste vermelding.

Een goed factuurprogramma doet daarom vier dingen:

1. Het zet de vaste gegevens er zelf op. Je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id en een doorlopend factuurnummer horen automatisch op elke factuur te staan.

2. Het herinnert voor je. Een factuur die niet betaald wordt, kost je cashflow. Automatische betaalherinneringen schelen je het nalopen.

3. Het praat met je boekhouding. Factureren in de ene app en boeken in de andere is dubbel werk, en bij je btw-aangifte zoek je dan alsnog alles bij elkaar.

4. Het past bij hoe je werkt. Een BV met vaste klanten wil offertes en terugkerende facturen. Een zzp'er die op uren werkt, wil dat zijn uren de factuur worden.

Veel ondernemers beginnen met een gratis factuurtool of een Word-template. Dat werkt tot je eerste btw-aangifte, wanneer je handmatig moet uitzoeken welke facturen betaald zijn, hoeveel btw je hebt gefactureerd, en of je verlegde btw goed hebt toegepast bij een buitenlandse klant.

Die kosten zitten niet in euro's maar in tijd en risico. Een factuur aan een Belgisch bedrijf zonder "btw verlegd" en zonder het btw-id van je klant voldoet niet aan de eisen. Een herinnering die je vergeet te sturen, kost je cashflow. Een factuurnummerreeks met gaten roept vragen op bij een controle.

De les: je factuurprogramma moet geen losstaand tooltje zijn, maar onderdeel van je boekhouding.

De Belastingdienst stelt concrete eisen aan facturen, of je nu een BV of een eenmanszaak hebt. Voldoe je niet, dan loop je het risico dat de btw-aftrek wordt geweigerd, ook bij je klant.

Verplicht op elke factuur: - Naam en adres van je onderneming - Je KvK-nummer - Je btw-identificatienummer (btw-id, formaat NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers) - Een doorlopend factuurnummer, zonder gaten in de nummering - De factuurdatum - Naam en adres van je klant - Een omschrijving van wat je levert, met het aantal of de omvang - Het btw-tarief (21%, 9% of 0%) en het btw-bedrag apart vermeld - Het totaalbedrag exclusief en inclusief btw

Heb je een eenmanszaak? Dan heb je sinds 2020 een apart btw-id waar je BSN niet in staat. Dat btw-id zet je op je factuur; je omzetbelastingnummer gebruik je alleen voor je aangifte.

Extra vermeldingen in specifieke situaties: - Dienst aan een ondernemer in een ander EU-land: het btw-id van je klant en "btw verlegd" - Verlegde btw binnen Nederland (bijvoorbeeld in de bouw): "btw verlegd" - Margeregeling: "Bijzondere regeling - gebruikte goederen" - Kleineondernemersregeling (KOR): geen btw op de factuur; vermeld dat je de KOR toepast, zodat je klant weet waarom er geen btw op staat - Factuur tot €100: je mag een vereenvoudigde factuur sturen; daarboven gelden alle eisen hierboven

In FINEO staan je bedrijfsgegevens, KvK-nummer, btw-id en een doorlopend factuurnummer automatisch op elke factuur. De omschrijving, het btw-tarief en de gegevens van je klant vul je per factuur in.

Een van de grootste foutengebieden bij factureren is verlegde btw. Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan reken je meestal 0% btw en vermeld je "btw verlegd" op de factuur. Je klant draagt de btw af in zijn eigen land.

Dit klinkt eenvoudig, maar de valkuilen zijn talrijk:

Fout 1: het btw-id niet gecontroleerd Je mag de btw alleen verleggen als je klant een geldig btw-id heeft. Controleer dat via VIES, het register van de Europese Commissie. Factureer je met 0% btw aan een partij zonder geldig btw-id, dan ben jij alsnog de btw verschuldigd.

Fout 2: geen ICP-opgave Diensten aan ondernemers in andere EU-landen geef je per kwartaal op in je ICP-opgave (Intracommunautaire Prestaties). Vergeet je die, dan riskeer je een boete.

Fout 3: goederen en diensten door elkaar Voor goederen gelden andere regels dan voor diensten. En ook bij diensten zijn er uitzonderingen, bijvoorbeeld voor onroerend goed, evenementen en personenvervoer.

Factureren zit gratis in FINEO, zonder abonnement en zonder einddatum, tot 250 facturen per maand. Dit gebeurt er nadat je op versturen drukt:

Betaalherinneringen: standaard krijgt je klant een seintje zeven dagen voor de vervaldatum, op de vervaldatum en een week erna. Daarna volgen nog twee herinneringen, na 21 en na 45 dagen; die gaan pas weg als jij ze goedkeurt. Het schema pas je zelf aan.

Betalen zonder overtypen: op elke factuur staan een link en een QR-code naar een online versie van de factuur. Met je IBAN erbij kan je klant direct overmaken.

Boeken en koppelen: elke verstuurde factuur wordt direct geboekt. Staat de betaling op je bankafschrift en kloppen bedrag en referentie, dan wordt hij aan de openstaande factuur gekoppeld. Zo loopt je omzet vanzelf door naar je btw-aangifte.

Offertes, herhaalfacturen en creditnota's: een geaccepteerde offerte zet je om in een factuur, vaste klanten krijgen automatisch een terugkerende factuur, en een creditnota verwijst naar de oorspronkelijke factuur.

Je eigen huisstijl: je logo, je kleur en een eigen tekst onderaan de factuur.

Het btw-tarief kies je per factuurregel. Factureer je met verlegde btw, controleer dan zelf het btw-id van je klant in VIES.

Werk je als zzp'er op uren, dan zit het meeste werk niet in de factuur zelf, maar in bijhouden wat je moet factureren. Daarvoor is FineoGO, de gratis app voor zzp'ers van Fineo.

In FineoGO maak je per opdrachtgever een opdracht aan met wat je hebt afgesproken: een uurtarief, een dagtarief, een vast bedrag per periode of een projectprijs met mijlpalen. Je uren log je met één tik, met een timer of achteraf in je weekoverzicht. Dat is gratis, en als je ze overneemt in je maand, tellen ze mee voor je urencriterium.

Met GO PRO (€ 9,99 per maand) zet GO aan het eind van de week, de maand of de opdracht de factuur voor je klaar. Je kijkt hem na en verstuurt hem met één tik; GO verstuurt nooit zelf. Gebruik je de kleineondernemersregeling of factureer je met verlegde btw, dan staat dat goed op de factuur.

FineoGO is er voor iPhone. Wil je eerst weten wat je per gewerkt uur overhoudt? Reken het uit met de netto-uurtariefcalculator.

Prijzen zoals de aanbieders ze zelf publiceren (gecontroleerd 28-09-2026):

Het verschil zit niet in het versturen van een factuur; dat kan elk programma. Het zit in wat er daarna gebeurt: wordt de factuur geboekt, wordt de betaling gekoppeld, en loopt alles door naar je btw-aangifte? Bij FINEO is ook de boekhouding gratis; je betaalt €50 per btw-aangifte, gecontroleerd door een echte reviewer.

Werk je als zzp'er op uren, vergelijk dan ook hoe je van uren naar factuur komt. In FineoGO is uren bijhouden gratis en kost facturen maken uit je uren €9,99 per maand (GO PRO).

Je stelt je bedrijfsgegevens in, uploadt eventueel je logo, en verstuurt je eerste factuur. Factureren en boeken kosten niets; alleen een gecontroleerde btw-aangifte kost €50.

Richt je nog een BV op? Dat regel je via MijnBV, vanaf €649; daarna factureer je gratis in FINEO.